La réunion est un des besoins fondamentaux des entreprises. Par le biais de ces concertations, elles peuvent réorienter leurs stratégies ce qui leur permet de se développer. Pour être efficaces, les réunions doivent avoir lieu dans les meilleures conditions possibles. Cela inclut l’ambiance et l’environnement dans lequel ces meetings se déroulent. La salle de réunion joue un rôle important dans la réussite de vos événements professionnels.

La disposition selon la nature de la réunion

Les meetings se déclinent en plusieurs typologies. L’importance, la durée et le nombre de participants conditionnent cette diversité. Par conséquent, les salles de réunions doivent s’adapter à cette variété. La taille, l’agencement et l’équipement sont d’autres points importants à considérer pour louer une salle de réunion.

Le confort, indispensable pour les participants

Puisque les réunions peuvent durer de plusieurs heures à plusieurs jours, le confort est indispensable afin de se sentir à l’aise. Cela est d’une importance capitale pour la réunion, car les participants peuvent consacrer plus d’attention à l’objet de celle-ci.

Plusieurs options sont disponibles afin de concrétiser cette recherche de confort. La vue, l’agencement du mobilier, la sonorisation, la ventilation, la climatisation et l’éclairage influent directement sur le bien-être des intervenants et de son audience.

La vue et l’agencement

L’agencement est primordial pour les réunions. L’espace entre chaque participant doit être conséquent pour augmenter l’aise des personnes qui prennent part à la réunion et ainsi permettre d’accroître leurs concentrations. Pour cela, entre deux rangées, au moins un écart de 70 cm doit être observé. De même, un intervalle de 20 cm est indispensable entre les chaises si vous optez pour la disposition en théâtre. Cette dernière consiste à aligner les participants en une rangée devant des ordinateurs. Ce montage convient aux réunions incluant plusieurs participants avec une présentation sur une projection vidéo.

Pour améliorer la communication, la disposition en U est la plus appropriée. Elle facilite en effet, l’échange entre les participants. Étant donné que cette disposition ne peut contenir plusieurs rangées, elle convient à un groupe restreint d’intervenants.

Quel que soit le choix de l’agencement, l’ensemble des collaborateurs doit être en mesure de distinguer correctement et précisément le contenu de l’écran de projection.

La ventilation et la climatisation

A cause de la durée des réunions, la salle doit être équipée d’une manière à pouvoir y passer de longues heures dans une position assise. Pour cela, il faut que la chaise soit le plus confortable possible. Il est également impératif de faciliter la prise de note qui constitue une grande partie de la réunion.

Une salle doit être bien ventilée afin de mettre les invités à l’aise. Une salle close et mal aérée cause la perte de la concentration, et à fortiori, la somnolence. Cela représente un véritable handicap pour la réunion et pour l’entreprise.

L’éclairage est également important. Durant le jour, la lumière naturelle doit être favorisée d’une manière considérable. Si les réunions ont lieu la nuit, un éclairage adapté à l’utilisation d’ordinateur, à la prise de note et à une projection est de mise.

Les équipements indispensables

Une salle équipée est l’idéal pour les réunions de haut niveau. Cela inclut, notamment la sonorisation pour faciliter la prise de parole, la climatisation pour augmenter le confort et la connexion internet. D’autres équipements peuvent également y être ajoutés comme la machine à café, une cuisine pour la pause.

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