Les réunions sont les moyens de synchroniser les actions pour les buts communs des entreprises. La collaboration et les échanges sont des besoins du personnel des entreprises modernes.
Quels sont les points à considérer lors de la location ?
Le confort est bien sûr indispensable, mais la disposition de l’espace et du matériel ne dépend que du locataire. Il est primordial de communiquer les informations nécessaires à la réalisation de votre réunion au loueur. Vos besoins en termes d’équipements doivent être définis selon le genre de réunion, le nombre de jours de réunion et le nombre de participants.
Une fois ces paramètres instaurés, il revient aux loueurs d’adapter l’aménagement de la salle et la gestion de l’espace en fonction de la demande. La gestion des espaces se fait relativement, selon le nombre de participants. Il en est de même pour les équipements nécessaires au bon fonctionnement des réunions.
La disposition en théâtre
Pour une salle de réunion, c’est l’organisation la plus simple et la plus utilisée. Cet agencement consiste à aligner une rangée de chaises devant des ordinateurs. Cette disposition a, notamment, l’avantage de pouvoir comporter un grand nombre de participants. Pour permettre plus d’aise et de confort, il est recommandé de laisser environ 20 cm d’espace entre les chaises et 70 cm entre les rangées.
Cependant, on regrettera le manque de communication et de partage entre les participants. Leur dispersion ne leur permet pas de communiquer directement. L’utilisation d’un moyen de communication adéquat est donc indispensable.
La salle de réunion en U
La base de cet agencement est l’organisation des chaises en forme de U, facilitant ainsi la projection des informations sur des supports appropriés. Cet aménagement permet aux participants de communiquer et d’échanger plus que dans le cas de la structure en théâtre. Elle est surtout idéale pour la formation d’un comité, pour une présentation avec projection ou encore pour une visioconférence.
Le nombre de participants est, par contre, limité par la taille de la salle et par les équipements utilisés. Un grand nombre de participants requiert un espace important. En cas de projection, par exemple, les écrans de projection doivent être bien visibles pour l’ensemble des participants.
La disposition en salle de classe
Pour cet agencement, les tables et les chaises sont disposées selon les modèles scolaires. Cet aménagement est idéal pour les séminaires ou les réunions de plusieurs jours, incluant un grand nombre d’intervenants. Il facilite la prise de note et l’utilisation des ordinateurs en même temps.
Bien que simple à mettre en place, cette organisation ne permet pas la communication verbale entre les intervenants. De plus, quelques modifications s’imposent dans la mesure où les réunions durent des heures, voire des jours. Le confort des chaises permettant une position assise prolongée est de rigueur. La mise en place d’espaces prévus pour la circulation est également impérative.
La disposition de salle en carré
C’est un aménagement spécifique pour un nombre de participants considérablement restreint. Elle est idéale pour les échanges d’idées, les débats, la mise en place d’une stratégie ou bien pour un processus de création de produit. La disposition en carré favorise, d’une manière optimale, l’échange.
Ne permettant pas la participation de masse, cette disposition est plutôt réservée à la réunion des cadres de dirigeants d’une société.
Louer une salle entièrement équipée
Outre les points précédemment abordés, certains aspects doivent impérativement figurer dans la liste des éléments à considérer. La gestion sonore pour faciliter la prise de paroles des intervenants, les projecteurs pour les conférences, ainsi que l’éclairage sont impératifs pour le bon déroulement des réunions.
L’espace DU COTE DE LA TRINITÉ à Paris est spécialisé dans la location de salles de réunion. Elle met à votre disposition des salles entièrement équipées selon vos besoins, dont l’accès à internet, des salles climatisées et d’autres équipements pour garantir le confort de vos collaborateurs.