En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic est amené à accomplir de nombreuses missions. À ce titre, il assure la représentation de la copropriété et sa gestion administrative et financière. Il doit aussi veiller à ce que l’immeuble soit bien entretenu et à ce que les décisions prises en assemblée générale soient exécutées. Mais quelles sont donc ses principales missions ? La réponse dans cet article.
Gérer les aspects administratifs de la copropriété
La première mission d’un syndic de copropriété est de dresser une liste complète de tous les copropriétaires et des lots qui leur appartiennent. Il doit également s’assurer que cette liste soit à jour.
La convocation d’une assemblée générale de copropriété tous les ans fait également partie de ses principales missions. Il va fixer avec la participation du conseil syndical l’ordre du jour de l’assemblée générale. Une fois la réunion terminée, un procès-verbal sera également rédigé par ses soins et envoyé aux copropriétaires.
Il procédera ensuite à l’exécution des délibérations de l’assemblée. Aucun délai n’est fixé par la loi la concernant. Voilà pourquoi, il doit le déterminer dans la résolution.
Enfin, un dernier point et non le moindre, le syndic est contraint de procéder à l’immatriculation de la copropriété sur un registre prévu à cet effet. Celui-ci permet en effet de répertorier toutes les informations concernant le syndicat comme son identité, sa date de création, la nature et le nombre des lots, ses données financières…
Pour rappel, la conservation des archives de la copropriété relève de la responsabilité du syndic. Dans le cas où il souhaiterait déléguer ce rôle à une autre personne, il devra solliciter le consentement de la copropriété. Dans cette optique, il ne pourra pas prétendre à aucune indemnité de garde pour cette mission.
Tenir la comptabilité du syndicat
La tenue de la comptabilité du syndicat ainsi que de la situation comptable de chaque copropriétaire fait également partie des missions confiées au syndic de copropriété. Un jour ou l’autre, le conseil syndical lui demandera de présenter ces documents comptables. De ce fait, il doit être en mesure de le faire à tout moment.
Pour chaque exercice, un budget prévisionnel doit être établi. Et il est du devoir du syndic de le faire. Par ailleurs, à l’occasion de l’assemblée générale qui se tient chaque année, ce mandataire va effectuer un compte-rendu de sa gestion financière. D’une manière générale, il demande aux copropriétaires de lui donner une approbation concernant cette dernière lors de la présentation des comptes.
Sachez que l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat est une des obligations du syndic. Mais dans certaines circonstances, il n’est pas tenu de le faire. C’est le cas des copropriétés dont le nombre de lots principaux les constituant est inférieur à 16. En fait, elles ont le droit de dispenser leur syndic de cette obligation, en organisant un vote. Le mandataire n’est donc pas obligé d’ouvrir ce compte si la dispense est votée à la majorité absolue.
Assurer la gestion du personnel de la copropriété
Il existe de nombreux salariés qui travaillent pour le syndicat des copropriétaires. On peut citer le jardinier, le gardien, le concierge, etc. Cependant, il convient de noter qu’ils ne sont pas des employés du syndic, mais ceux du syndicat, et ce, malgré le fait qu’ils soient sous la responsabilité du syndic. Cela, pour préciser que les missions de ce dernier s’étendent aussi au recrutement et au licenciement des employés du syndicat.
Dans cette perspective, en tant que gestionnaire du personnel de la copropriété, le syndic est amené à réaliser plusieurs tâches, à savoir :
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- L’établissement des bulletins de salaire des employés
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- La gestion des remplacements des travailleurs absents (pour repos maladie, congé, etc.)
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